Nee zeggen is te leren

‘Nee zeggen is te leren’
Financieel Dagblad 16 september 2008 door Rob Voorwinden

De monniken van de abdij van Westmalle besloten deze zomer om de productie van hun veelgevraagde trappistenbier niet te verhogen. 'Wij leven niet om te brouwen. Wij brouwen om te leven', is hun devies.

Nu het is makkelijk om ‘nee’ te zeggen tegen werk als je, zoals een monnik, de opperste CEO toch wel aan je zijde hebt. Voor mindere goden is nee zeggen op de werkvloer een stuk moeilijker, weten trainers Pieter Frijters, Lucia Looijestijn en Moniek Jansen.
‘Nee zeggen op de werkvloer is echt een groot probleem’, zegt Frijters van Mindtuning. ‘Want we willen allemaal graag aardig gevonden worden, en verder is het natuurlijk vaak de baas die extra inzet van je vraagt. Dus als je nee zegt, lig je er misschien wel uit’.
En het probleem wordt groter door het personeelstekort op de arbeidsmarkt, signaleert Looijestijn van Houthoff Trainingen. ‘Werknemers moeten onderling steeds meer opvangen. Dus doen mensen al mopperend soms méér dan ze aankunnen. Want als je zegt dat je er geen werk bij kunt hebben, word je soms gezien als een zwakkeling.’

Verder willen collega’s en bazen nog wel eens hun toevlucht nemen tot overvaltechnieken of morele chantage. Looijestijn: ‘Dan zegt je baas dat je collega, die géén kinderen heeft, altijd wél wat langer kan doorwerken. Of dat hij volgende maand wellicht een lang weekeinde vrij voor je kan regelen, als je nu iets extra’s doet.’ En er is de ‘valstrik-vraag’, vult Frijters aan. ‘Ga jij morgen óók die kant op? Ja? Kan ik dan meerijden?’

Mensen die moeite hebben met nee zeggen, hebben dat volgens Looijestijn vaak zelf niet eens door. ‘Ze leggen de schuld doorgaans bij anderen: hun lastige collega’s en hun veeleisende manager. Die moet maar weten dat ze het eigenlijk te druk hebben voor extra werk. In mijn trainigen zeg ik dan altijd tegen de cursisten dat hun collega’s en managers waarschijnlijk niet helderziend geboren zijn.’

Het goede nieuws is dat nee zeggen wel te leren is. Trainer Frijters organiseert, als ‘Dr No’, begin oktober bijvoorbeeld een eendaagse open seminar over dit onderwerp. Daarin leert hij de deelnemers dat ze bijvoorbeeld nee kunnen zeggen zonder het woordje ‘nee’ te gebruiken. ‘Of ik wil overwerken? Helaas heb ik andere plannen. Of je vanavond kunt langskomen? Helaas heb ik andere plannen. Maar leuk dat je belt – laten we een afspraak maken.’

‘Veel mensen denken dat ze zo assertief moeten worden dat ze botweg 'nee' kunnen zeggen’, zegt Looijestijn. ‘Dat hoeft dus niet, en is ook niet altijd slim. Want je moet de relatie goed zien te houden. Je kunt wel zeggen dat iets bijvoorbeeld niet tot je takenpakket behoort, maar dan kom je over als iemand die niets voor anderen of het werk over heeft.’

Blijf daarom altijd bereid om mee te denken over een oplossing. Looijestijn: ‘Als je een belangrijke klus moet afronden en de baas vraagt je een verre klant te bezoeken, bedenk alternatieven. ‘Ik kan deze week niet, maar als ik wat schuif in mijn agenda wel volgende week. Ben je daarmee geholpen?'

Maar als je vindt dat een taak echt niet tot jouw takenpakket behoort, denk dan zó mee dat de oplossing uiteindelijk toch niet op jouw bordje komt, adviseert Moniek Jansen van ICM opleidingen. ‘Want ‘ik doe het volgende week wel’ is eigenlijk geen nee – het is een uitgesteld ja.’

Jansen adviseert om, als je erg lastig nee kunt zeggen, bij een weigering nooit teveel uitleg te geven. Want hoe meer uitleg de nee-zegger geeft, hoe meer kansen hij de tegenpartij biedt daar tegenin te gaan. ‘Hanteer in die uitleg ook nooit de woorden ‘eigenlijk’ en ‘misschien’. Dan hoort de ander dat er ruimte zit. En verberg je ook niet achter anderen, zoals in: ‘ik wil het wel doen, maar het mag niet’. Nee zeggen is je eigen keuze - breng het ook zo.’ En als de ander toch doorzeurt? ‘Doe in uiterste instantie dan maar de repeterende grammofoonplaat: nee, nee, nee.’

Krachtig nee zeggen vereist ook de juiste houding en toonhoogte, zegt Frijters. ‘De meeste mensen spreken in een vraagtaal: ze laten hun zin aan het einde omhoog gaan, als een vraag.’ Ga bij nee zeggen juist omlaag. Geen ‘nee?’ maar ‘nee!’. En kijk de vrager niet recht in de ogen. Frijters: ‘Als je iemand strak aankijkt, gaat de bovenkamer op slot. Dan is het heel moeilijk om voor jezelf op te komen. Kijk wat ruimtelijker, naar het hele gezicht.’

Een belangrijke eye-opener voor cursisten is het inzicht dat als ze nee zeggen tegen het een, ze ‘ja’ zeggen tegen het ander. Tegen het goed uitvoeren van andere taken, of tegen sporten en de kinderen van school halen. Dat is wat mij betreft de belangrijkste les, zegt Jansen. Het is een kwestie van eigenwaarde, vindt Looijestijn. ‘Als iemand je vraag om ’s avonds nog even je mail te lezen, zeg je krachtiger nee als je vindt dat de avond voor jezelf is. Waarna je er natuurlijk aan toe kunt voegen dat je morgenochtend meteen die mail zult openen.’

‘Echt sterk nee zeggen vergt meer dan de regeltjes toepassen’, vindt Jansen. ‘Je moet weten waar je kracht ligt, in welke werkzaamheden je goed bent. Als je het daar regelmatig over hebt met je leidinggevende, kan je makkelijker nee zeggen tegen werk waar je niet goed in bent. En laten zien dat het ook voor de organisatie goed zou zijn als iemand anders het doet.’

Alle deskundigen zijn het over een ding eens: ‘ja zeggen, nee doen’ is altijd de slechtste optie. Frijters: ‘Dan ben je onbetrouwbaar, en heb je later ook weer van alles goed te maken. Dat kost enorm veel energie en tijd. Het is beter voor jezelf om gewoon meteen nee te zeggen. En beter voor je carrière ook, trouwens.’

Zo zeg je nee:

1. Nee zeggen (of vermijd de zin: ‘Ik heb andere plannen/werkzaamheden’).
2. Leg daarbij niet te veel uit, houd het kort maar vriendelijk.
3. Toon wel begrip voor de ander (‘Ik snap je probleem...’).
4. Denk mee over alternatieve oplossingen. die je later zelf uitvoert, of juist iemand anders.